En cumplimiento de lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (RGPD), y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), ContemplaRol Asociación Club de Rol informa a sus socios, participantes y usuarios sobre el tratamiento de sus datos de carácter personal.
1. Responsable del Tratamiento
- Denominación social: ContemplaRol Asociación Club de Rol (Asociación Cultural ContemplaRol).
- CIF: G88569710.
- Registro: Inscrita en el Registro Nacional de Asociaciones (Sección 1ª) con el Número Nacional 619947.
- Domicilio social y sede: Calle Doctor Vallejo 12, local 2.5 (Entrada por Calle Elfo 137), 28027, Madrid.
- Correo electrónico de contacto: info@contemplarol.com.
2. Datos personales que recopilamos
Para el desarrollo de nuestra actividad asociativa y la gestión de nuestros canales, recabamos únicamente los datos estrictamente necesarios según la relación que mantengas con la asociación:
- Datos identificativos y de contacto: Nombre y apellidos, DNI/NIE/Pasaporte (cuando sea preceptivo para el libro de socios o trámites oficiales), dirección de correo electrónico, número de teléfono y fecha de nacimiento.
- Identificadores en plataformas comunitarias: Alias o nombre de usuario en las plataformas empleadas para la coordinación de actividades (Meetup, Telegram y Discord).
- Datos de gestión asociativa y económica: Número de socio, modalidad de participación (Socio Jugador o Socio Narrador), registro de asistencia a eventos, justificantes de abono de cuotas de actividades, fianzas (como la asignación de llaves del local) o compras en nuestra tienda.
3. Finalidad del tratamiento de los datos
En ContemplaRol tratamos los datos personales recabados con las siguientes finalidades:
- Gestión administrativa y asociativa: Tramitar el alta, baja y mantenimiento en el censo de socios, gestionar el cobro de cuotas de participación, administrar la entrega de llaves de la sede social, atender solicitudes o propuestas para la Asamblea General y velar por el cumplimiento de los Estatutos y del Reglamento de Régimen Interno (RRI).
- Organización de partidas y eventos: Coordinar las mesas de juego de rol (tanto presenciales en nuestro local como en modalidad online), gestionar el aforo, las valoraciones de partidas y el acceso a herramientas digitales para los Socios Narradores.
- Promoción de actividades y colaboraciones: Enviar comunicaciones informativas y promocionales sobre las actividades propias del club, nuevas partidas, jornadas (como la ContemplaCon), talleres, iniciativas culturales y colaboraciones que ContemplaRol lleve a cabo con editoriales, tiendas especializadas u otras entidades afines al sector del rol y el ocio alternativo.
4. Base jurídica que legitima el tratamiento
El tratamiento de tus datos se realiza sobre las siguientes bases legales:
- Ejecución de la relación asociativa o preasociativa (Art. 6.1.b RGPD): Necesaria para tramitar tu inscripción como socio, gestionar tu participación en las partidas y facilitarte los recursos de la asociación.
- Consentimiento expreso del interesado (Art. 6.1.a RGPD): Para el envío de comunicaciones destinadas a promocionar las actividades, eventos y colaboraciones de la asociación, así como al rellenar cualquiera de nuestros formularios digitales de inscripción o contacto.
- Cumplimiento de obligaciones legales (Art. 6.1.c RGPD): Aplicable a las obligaciones documentales, contables y registrales exigidas por la Ley Orgánica 1/2002, reguladora del Derecho de Asociación, y la normativa tributaria española.
- Interés legítimo (Art. 6.1.f RGPD): Para garantizar la seguridad de las instalaciones de la asociación y la convivencia interna conforme al Reglamento de Régimen Interno.
5. Compromiso de no cesión a terceros
ContemplaRol no venderá, alquilará ni cederá nunca tus datos personales a terceros, ni siquiera a las entidades o comercios con los que realicemos colaboraciones promocionales. Toda comunicación sobre actividades o colaboraciones será remitida directamente por ContemplaRol sin que ninguna empresa externa tenga acceso a nuestra base de datos.
Únicamente tendrán acceso a los datos:
- Las Administraciones Públicas, Juzgados o Tribunales cuando exista una obligación legal expresa de facilitarlos.
- Los proveedores de servicios tecnológicos que ContemplaRol utiliza para su operativa diaria (tales como nuestro sistema de gestión CRM, plataformas de formularios, alojamiento web o pasarelas de pago como SumUp y PayPal), quienes actúan exclusivamente como encargados del tratamiento para prestar el servicio técnico contratado y bajo estrictas garantías de confidencialidad y cumplimiento del RGPD.
6. Plazo de conservación de los datos
Los datos personales se conservarán mientras mantengas tu condición de socio o participante activo en la comunidad de ContemplaRol y no solicites su supresión. Una vez tramitada la baja asociativa o revocado el consentimiento para recibir comunicaciones promocionales, los datos serán bloqueados y conservados únicamente durante los plazos legalmente exigibles para atender posibles responsabilidades administrativas, fiscales o legales, tras lo cual serán eliminados de forma definitiva.
7. Derechos de las personas interesadas
Cualquier persona tiene derecho a obtener confirmación sobre si en ContemplaRol estamos tratando datos personales que le conciernan. En particular, puedes ejercer en cualquier momento tus derechos de:
- Acceso: Conocer qué datos tuyos estamos tratando.
- Rectificación: Solicitar la modificación de los datos que sean inexactos o incompletos.
- Supresión (Derecho al olvido): Solicitar la eliminación de tus datos cuando ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos o cuando retires tu consentimiento.
- Oposición y Limitación del tratamiento: Oponerte a recibir comunicaciones promocionales sobre actividades y colaboraciones o solicitar que se limite el uso de tus datos en determinados supuestos.
- Portabilidad: Recibir los datos facilitados en un formato estructurado y de uso común.
Puedes ejercer estos derechos de forma gratuita enviando un correo electrónico a info@contemplarol.com, indicando en el asunto «Protección de Datos» y detallando tu petición junto con tu nombre, apellidos y número de socio (o documento acreditativo de identidad en caso de ser necesario para verificar la titularidad).
Asimismo, te informamos de que si consideras que tus derechos no han sido debidamente atendidos, tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) a través de su sede electrónica (www.aepd.es).